Ticaret Sicil İşlemlerinde İmza Beyannamesinin Fiziki Olarak Verilmesi Zorunluluğu Kaldırıldı
E-devlet, kamuya ait bilgilere ulaşılmasında ve vatandaşlara, işletmelere, kurum çalışanlarına, diğer birim ve kuruluşlara kamu hizmetlerinin sunulmasında teknolojinin ve özellikle de web tabanlı internet uygulamalarının kullanılması olarak tanımlanmaktadır[1]. Bu kapsamda bir devlet kurumu veya kuruluşu tarafından internetin bilgi paylaşımı amacıyla kullanılması, online olarak işlem yapılması ve hizmet sunulması yani yapılan herhangi bir işlemin, bilgi toplanması ve bilgi aktarımının temelde elektronik ortamda yapılması e-devletin bir unsuru olarak karşımıza çıkmaktadır.
03.02.2021 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun[2] (7263 sayılı Kanun) da hem 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda (Elektronik İmza Kanunu) değişiklikler yaparak “elektronik mühür” tanımını yasal dayanağa kavuşturmuş, mührün işlevi ve niteliği netleştirilmiştir.
7263 sayılı Kanun ayrıca 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda (TTK) değişiklikler yaparak elektronik imza ile elektronik mührün ticaret hayatında kullanımının yaygınlaştırılması ve kamu kurum ve kuruluşları başta olmak üzere kullanıcılar ve muhataplar nezdinde güvenilirliği ve geçerliliğinin sağlanması için e-devlet anlayışına hizmet eden değişiklikler yapmıştır.
TTK’da yapılan bu değişikliklerin Ticaret Sicil Müdürlüklerinde yürütülen özellikle şirket kuruluş işlemlerini nasıl etkileyeceğine ilişkin detaylar da Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde değişiklik yapılarak (Tebliğ) 20.02.2021 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir[3].
Temsile Yetkililerin İmza Beyanının Fiziki Olarak Ticaret Sicil Müdürlüğünde Verilmesi Zorunluluğu Kaldırıldı
7263 sayılı Kanun’dan önce TTK 40. Maddesi uyarınca, her tacir kullanacağı ticaret unvanı ve bunun altına atacağı imzayı ve tacir tüzel kişi ise yine ticaret unvanı ve tüzel kişi adına imzaya yetkili kişilerin imzalarının kuruluşta ticaret sicil müdürlüğüne verilmesi gerekiyordu. Hükümde geçen imza beyanının, herhangi bir ticaret sicil müdürlüğünde yetkilendirilmiş personelin huzurunda fiziki olarak verilmesi zorunluluğu 7263 sayılı Kanun ile yapılan değişiklik ile ortadan kalkmıştır.
03.02.2021 tarihinden itibaren gerçek kişi tacirler ile tüzel kişi tacirler adına imzaya yetkili olanların imzaları, kamu kurum ve kuruluşlarınca tutulan veri tabanlarında bulunması halinde tescil talebi ile kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek merkezi ortak veri tabanındaki sicil dosyasına kaydedilecektir.
Böylelikle kamu kurum ve kuruluşlarınca tutulan veri tabanında imzaları kayıtlı bulunanlar için ticaret sicili müdürlüğünde fiziki olarak huzurda imza beyanında bulunma zorunluluğu bulunmayacaktır. Bu uygulamanın bir sonucu olarak da kuruluş dahil ticaret sicili işlemleri tamamen elektronik ortamda yerine getirilebilecektir.
İlgili veri tabanında imza kaydının bulunmaması veya kaydın temin edilememesi halinde, ilgililerin imzaları, fiziki olarak notere onaylattırılmak veya herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle müdürlüğe verilebilecek yani eski uygulamaya devam edilebilecektir.
Ticaret Sicil İşlemlerinin Elektronik Ortamdan Temin Edilen İmzalar ile Yapılması Usulü
Yukarıda bahsi geçen TTK 40. Maddesi uyarınca kuruluş aşamasında kurucuların şirket sözleşmesine atacakları imzaların ticaret sicili müdürlüğünde onaylanmasına ve imza beyannamesinin ticaret sicili müdürlüklerine verilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen Tebliğ’de yapılan değişiklikler ile 20.02.2021 tarihi itibariyle artık birçok işlem tamamen elektronik şekilde tamamlanabilecektir.
Bu çerçevede;
(1) Öncelikle gerçek kişi tacir ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların imzaları, bunların ticaret siciline tescili sırasında kamu kurum ve kuruluşlarının veri tabanlarında tutulan imza verilerinden elektronik ortamda temin edilerek MERSİS’e kaydedilecektir. Ticaret Bakanlığı kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabanlarında tutulan imza verilerinin elektronik ortamda edinilmesi için ilgili kurum veya kuruluş arasında protokol yapacak ve veri aktarımı yapılacak bu protokollerle sağlanacaktır.
(2) Gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların aynı ticari işletme veya şirketin sicil dosyasında daha önce temin edilen imza verisinin veya imza beyannamesinin bulunması halinde ayrıca imza beyannamesi verilmeyecektir.
(3) Elektronik ortamda temin edilen imza verisinin fiziki sureti şirketin ya da işletmenin ticaret sicili dosyasında saklanacaktır.
(4) Bir kişinin bir ticaret şirketiyle birlikte şubesine yahut aynı ticaret şirketinin birden fazla şubesine imzaya yetkili olarak atanması durumunda; ticaret şirketi veya şubeleri aynı sicil çevresi içerisinde ise ayrıca imza beyannamesi verilmeyecektir. Bu durumda daha önce verilen imza beyannamesinin bir örneği müdürlükçe şahsın sonradan yetkili olarak atandığı şubenin dosyasına eklenecektir.
Ayrıca geçiş döneminde yani kamu kurum ve kuruluşlarınca veri tabalarında tutulan imza verilerinin Ticaret Bakanlığı tarafından elektronik ortamda temini sağlanıp MERSİS’e aktarılması tamamlanıncaya kadar ticaret sicil müdürlüklerinde fiziki imza beyannamesi verilme usulü devam edecektir.
Elektronik Veri Tabanında İmza Kaydının Bulunmaması Hali
MERSİS’te imza kaydının bulunmaması veya MERSİS’e henüz imza kayıtlarının aktarılmadığı, kaydedilmediği dönemde ilgililerin imzaları, -limited şirket kuruluşu hariç olmak üzere- (1) fiziki olarak notere onaylattırılmak veya (2) herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle verilecektir. Limited şirketlerin kuruluş işlemlerine özel olarak ise ilgililerin imzaları yalnızca herhangi bir müdürlükte yetkilendirilmiş personel huzurunda yazılı beyanda bulunmak suretiyle verilebilecektir.
Başvurunun tescil işleminin yapılacağı müdürlük dışında bir müdürlüğe yapılması halinde beyannamenin bir nüshasının elektronik ortamda ilgili müdürlüğe gönderilmesi zorunludur. Söz konusu tescili yapacak müdürlüğün elektronik ortamda edindiği imza beyannamesinin fiziki nüshanın müdürlüğe ulaşması beklenmeksizin şirketin kuruluş veya işletmenin açılışı ile imzaya yetkili olanların tescili yapacağı da açıkça hüküm altına alınmıştır.
Fiziki ortamda düzenlenen imza beyannameleri de şirketin ya da işletmenin ticaret sicili dosyasında saklanacaktır.
İmza Sirkülerinin Güncel Değişiklikler Karşısındaki Yeri
7263 sayılı Kanunun TTK’da yaptığı esaslı diğer bir değişiklik, yasanın 373. maddesine eklenen “kamu kurum ve kuruluşları tarafından, ticaret siciline tescil olunan temsile yetkili kişiler ile bunların temsil şekilleri hakkında ticaret sicili kayıtları esas alınacağı ve şirketten bu kayıtlara ilişkin ticaret sicili müdürlüklerince düzenlenen belgeler ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilan dışında hiçbir belge istenemeyeceği” emredici hükmüdür.
Uygulamada pek çok kamu kurum ve kuruluşu, kendisine başvuruda bulunan gerçek kişi tacir, ticari temsilci ile tüzel kişi tacir adına imzaya yetkili olanların temsil şeklini kontrol ederek hukuki işlem güvenliğini tesis etmek amacıyla, şirketin imza sirküsü gibi aslında yasal dayanağı bulunmayan ilave belge istemektedir.
Yapılan değişiklik ile birlikte artık kamu kurum ve kuruluşları ticaret sicil kayıtlarının anlık olarak işlendiği MERSİS kayıtları, ticaret sicili müdürlüklerince düzenlenen belgeler ile Türkiye Ticaret Sicili Gazetesinde yayımlanan ilanlar dışında imza sirküleri de dahil olmak üzere herhangi bir isim altında ek bir belge talep edemeyecektir.
Yabancı Ülkede Bulunan İmzaya Yetkili Kimselerin İmza Beyanları
Yabancı ülkede bulunan imzaya yetkili kimselerin imza beyanların bunların imzalarının o ülkedeki Türk konsolosluğu ya da o ülke mevzuatı uyarınca yetkili makamlarca onaylanması suretiyle düzenlenmesi; yabancı ülke makamlarınca düzenlenen imza beyanlarının, Türk konsolosluğundan veya Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre onaylatılması ve noter onaylı Türkçe çevirisi ile birlikte ticaret sicil müdürlüklerine verilmesi usulü ise devam etmektedir.
KAYNAKLAR
[1] Genie N. L. Stowers: Commerce Comes to Government on the Desktop: E-Commerce Applications in the Public Sector, Feb 2001, s.7 (http://www.businessofgovernment.org/sites/default/files/StowersReport.pdf Erişim Tarihi:22.02.2021)
[2] Bkz. Teknoloji Geliştirme Bölgeleri Kanunu İle Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun (https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/02/20210203-11.htm Erişim Tarihi:22.02.2021)
[3] Bkz. Şirket Kuruluş Sözleşmesinin Ticaret Sicili Müdürlüklerinde İmzalanması Hakkında Tebliğde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (https://www.resmigazete.gov.tr/eskiler/2021/02/20210220-21.htm Erişim Tarihi:22.02.2021)