PAY DEFTERİ, YK KARAR DEFTERİ VE DİĞERLERİ ARTIK DİJİTAL ORTAMDA TUTULMAK ZORUNDA. ELEKTRONİK DEFTERE GEÇİŞ REHBERİ (2025)
ELEKTRONİK DEFTER GEÇİŞİ – GÜNCELLENMİŞ UYGULAMALI REHBER
GİRİŞ
Bu rehber, İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında) ile
bu tebliğde yapılan son güncellemeler ve düzenlemeler kapsamında yayımlanan
2025/15 sayılı Vergi Usul Kanunu Sirküleri ışığında hazırlanmıştır.
Sirküler ile, özellikle 1 Temmuz 2025 itibarıyla elektronik ortamda tutulması zorunlu defterler ve uygulama esasları güncellenmiştir.
Ayrıca isteğe bağlı olarak envanter defterinin elektronik ortamda tutulmasına olanak tanınmıştır.
1. Örnek Şirket Bilgisi
- Ticaret unvanı: Örnek A.Ş.
- Şirket türü: Anonim şirket
- Kuruluş tarihi: 1 Ocak 2024
- Elektronik ortamda tutulacak defterler:
– Pay Defteri
– Yönetim Kurulu Karar Defteri
– Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri
2. MERSİS Kaydı
Şirketin ticaret siciline kayıtlı olması ve MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) numarasına sahip olması gerekir. Eğer MERSİS numarası yoksa, ticaret sicil müdürlüğü aracılığıyla kayıt yaptırılır.
Kontrol için: https://mersis.gtb.gov.tr
3. Elektronik İmza veya Mali Mühür Temini
Şirket yetkilisinin (örn. yönetim kurulu başkanı) adına güvenli elektronik imza (e-imza) ya da tüzel kişi adına mali mühür temin edilmelidir.
Başvuru adresleri:
– e-imza: Türktrust, E-Güven, E-imzaTR vb.
– mali mühür: https://kamusm.bilgem.tubitak.gov.tr
4. Uyumlu Yazılım Seçimi ve Kurulumu
Elektronik defterlerin oluşturulması ve saklanması için Ticaret Bakanlığı tarafından onaylı yazılımlar kullanılmalıdır.
Popüler yazılımlar: Logo, Mikro, Foriba, E-Logo, Edoksis vb.
5. Defterlerin Oluşturulması ve İmzalanması
Elektronik defterler sistemde oluşturulur. Gerekli bilgiler girildikten sonra elektronik imza/mali mühür ile imzalanır ve zaman damgası ile mühürlenir.
6. Saklama ve Yedekleme
Elektronik defterler dijital ortamda 10 yıl süreyle saklanmalı, ayrıca yedeklenmelidir. Gerektiğinde PDF/XML formatında dışa aktarılabilir.
7. Ticaret Sicil Müdürlüğü ile İşlemler
Bazı durumlarda bilgilendirme ya da tescil gerekebilir. MERSİS üzerinden otomatik işlenmesi mümkündür.
8. Güncel Yükümlülük Başlangıç Tarihi
- 1 Temmuz 2025 itibarıyla, kapsamda yer alan sermaye şirketleri ve ticaret siciline kayıtlı tacirler,
• Muhasebe ile ilgili olmayan ticari defterlerini (pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul defteri vb.) elektronik ortamda tutmak zorundadır.
• Bu tarihten önce zorunlu bir elektronik defter tutma yükümlülüğü bulunmamaktadır; ancak isteyen işletmeler isteğe bağlı olarak elektronik defter tutabilir.
9. Örnek Zaman Çizelgesi
| Tarih | İşlem |
| 01.01.2024 | Şirket kuruldu, MERSİS numarası alındı |
| 15.01.2024 | e-imza/mali mühür başvurusu yapıldı |
| 01.02.2024 | Yazılım kurulumu tamamlandı |
| 10.02.2024 | İlk yönetim kurulu kararı girildi ve elektronik defterde saklandı (isteğe bağlı) |
| 01.07.2025 | Elektronik defter tutma yükümlülüğü başladı ve defterler elektronik ortamda tutulmaya başlandı |
10. Pratik Notlar
- Defterlere elle müdahale edilemez.
• Her işlem tekil bir zaman etiketi ile kayıt altına alınır.
• Bakanlık denetimlerine hazır şekilde sistem yapılandırılmalıdır.
- Cezai Sorumluluk ve Yaptırımlar
- Tebliğ kapsamında elektronik ortamda tutulması zorunlu defterleri belirtilen süre ve usullere uygun olarak tutmayan işletmeler,
Türk Ticaret Kanunu’nun 562. maddesi uyarınca para cezası ile karşılaşabilir. - Ayrıca, usulsüz tutulan veya hiç tutulmayan defterler, mahkemeler ve resmi makamlar nezdinde
delil olarak kabul edilmeyebilir. - Bu nedenle, defterlerin zamanında ve mevzuata uygun şekilde elektronik ortamda tutulması önemlidir.